人事自己动手怎么做？小公司HR的实操清单

我在一家三十来人的公司做过两年多人事，说是人事，其实就我一个人。招聘、社保、考勤、算工资、离职面谈全是我。头三个月天天加班到九点，还老出错，有次社保增员晚了两天，新同事的医保卡刷不了，被念叨了半个月。后来我把整套流程拆开，写成表，才算把日子过顺。

先说招聘这块。小公司没品牌，投简历的人本来就少。我的做法是先找用人主管确认三件事：薪资区间到底多少、哪些是硬性条件、人什么时候必须到岗。这三件事问不清楚，后面全是白干。渠道也别贪多，Boss直聘挂一个，本地行业群发一次，员工内推给点小奖励，基本就够了。

筛简历我用一张共享表格，五列：姓名、联系方式、关键经验、期望薪资、约面时间。看着土，但比翻聊天记录快十倍。入职当天最容易漏东西。我自己列过一个清单：劳动合同一式两份当场签、身份证和学历复印件、银行卡号、上一家公司的离职证明、体检报告。当天下午就把社保增员做掉，别拖到月底。

员工信息我建了个台账，一人一行，包含入职日期、合同到期日、试用期转正日期、社保基数、紧急联系人。这个台账后来救过我好几次，合同到期前一个月表格会自动标红。社保和公积金最考验细心。各地政策差得远，我一般直接打12333问，问完把需要带的材料拍照存进一个相册，下次照着准备。

时间节点记住两条：每月15号前办增员，月底前办减员。碰上跨月入职的，宁可当月先增，也别图省事拖到下个月，多交一个月钱比员工报销不了强。算工资这事，公式固定下来就别每月重算。我用一张Excel，底薪、绩效、加班、请假扣款、社保个人部分、个税，全设好公式，考勤从钉钉导出来填进去就行。

发薪前一天把表打出来让老板签字，签完再发工资条。别嫌麻烦，真出事的时候那张签字纸就是护身符。离职环节我踩的坑最多。有员工上午提离职下午就走了，我忘了做社保减员，公司多交了一个月。后来我改成三张单子：离职申请、工作交接单、社保及工资结算单，缺一张不办手续。

交接单上要写清楚电脑、门禁卡、钥匙、客户资料交给谁了，双方签字。说个反面的例子。我朋友那家公司，原来的人事走了，老板让行政小姑娘兼着。她不懂社保，连着两个月没给两个新员工做增员。其中一个员工阑尾炎住院，一万多块钱全自费，回头找公司闹，最后公司补了钱还赔了误工费。

说白了，人事这活儿不难，难在没人提醒你什么时候该干什么。我的经验就一句话：把能定成流程的都定成流程，把能设提醒的都设上提醒。手机日历里我建了六个循环提醒，社保增员、减员、合同到期、转正评估、工资核算、年度调基，每个提前三到五天响一次。有了这些，一个人管三十人甚至五六十人，是撑得住的。

工具上不用追求高级，飞书或钉钉的多维表格、一个共享文件夹、一个日历提醒，三样就够。真正的门槛不是软件，是你肯不肯花两个周末把台账搭起来。搭完之后你会发现，人事自己动手，省的不只是请人的钱，更是每天那种“我是不是又忘了什么”的心慌。